Wir benutzen es täglich: Für Rechnungen, Bedienungsanleitungen, Tickets oder auch als digitales Formular. Wenn es um den Austausch von Dokumenten geht, ist das PDF erste Wahl. Die moderne Druckvorstufe wäre ohne PDF nicht denkbar. Die aufwändigen und teils abenteuerlichen Datenübernahmen aus den frühen Tagen des Desktoppublishing sind lange Geschichte. Über die Jahre ist die PDF-Familie stark gewachsen, so dass heute eine Vielzahl von Versionen und Untermengen verwendet werden. Selbst Profis haben es schwer, die Vielfalt zu überschauen. Es empfiehlt sich, von Zeit zu Zeit einen Blick auf den Stand der Entwicklungen zu werfen und neue Funktionen zu entdecken.

Ursprünglich wurde das Portable Document Format (PDF) bei Adobe entwickelt und 1993 in der Version 1.0 veröffentlicht. Die Entwickler um John Warnock wollten ein Datenformat schaffen, das eine einfache elektronische Weitergabe und Ausgabe von Dokumenten realisiert und dabei das vom Autor festgelegte Aussehen nicht verändert. Anwendungsbezogene Zeilen- und Seitenumbrüche oder der Austausch der Schriftart sollten vermieden werden. Dabei stand von Anfang an die Unabhängigkeit von Anwendungen und Plattformen im Fokus. Eine eigens bereitgestellte Software (z.B. Acrobat Reader) sollte das Lesen und Ausgeben auf unterschiedlichen Betriebssystemen ermöglichen. Der überwältigende Erfolg des Formates veranlasste Adobe schließlich 2007, die PDF-Technologie in den Normungsprozess der ISO (International Organization for Standardization) einzubringen. Am ersten Juli 2008 wurde PDF mit der Version 1.7 in einen offenen Standard überführt und unter ISO 32000-1:2008 in das Normungswerk aufgenommen.

Bereits vor Beginn des Normungsprozesses entwickelten sich Untermengen von PDF, die für bestimmte Anwendungsbereiche speziell zugeschnitten wurden. Dazu gehört beispielsweise PDF/X für den Austausch von Druckdaten oder PDF/A für die Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten. Viele weitere Anwendungen kamen seither hinzu. Abbildung 1 zeigt die aktuelle PDF-Familie.

Ein besonderes Augenmerk soll im Folgenden auf PDF/X gelegt werden. X steht in diesem Fall für Exchange, also Austausch. Die Grundidee für PDF war einfach: Das Format sollte alle typischen Ressourcen eines Dokuments aufnehmen können. Dazu zählen Texte, Pixel- und Vektordaten, Schriften und weitere Hilfsmittel wie Navigationselemente oder Farbinformationen. Damit ist PDF für den Datenaustausch in der Druckindustrie wie geschaffen. Spätestens mit der Einführung der Direktexportfunktion in den einschlägigen DTP-Programmen setzte sich das Format durch. Oft wird PDF nur als Datenformat bezeichnet, dabei handelt es sich um eine vollumfängliche Seitenbeschreibungssprache, die viele Konzepte von Postscript übernimmt. Eine der wesentlichen Eigenschaften ist die vektorbasierte Speicherung, die eine skalierbare Ausgabe der Inhalte bei geringem Speicherbedarf ermöglicht.

Über die Jahre sind verschiedene PDF/X Formate entstanden, die jeweils eine Mindestanforderung darstellen. Der Fokus liegt auf den Eigenschaften eines druckbaren Dokuments, so dass beispielsweise Funktionen wie Hyperlinks, Video- und Audioinhalte nicht erlaubt sind. Jeder PDF/X Standard entspringt einer zugrundeliegenden PDF-Version und wird in der ISO-Normenreihe 15930 ff. eingereiht. Tabelle 1 gibt einen Überblick über die existierenden PDF/X-Formate.

Ein weiteres wichtiges Datenformat ist PDF/VT. Es handelt sich um eine Ableitung des PDF/X-4 und PDF/X-5 Formates für den variablen Datendruck (englisch auch VDP = Variable Data Printing) und Transaktionsdruck. PDF/VT wird beispielsweise im Digitaldruck verwendet - für den personalisierten Druck einzelner Elemente oder ganzer Seiteninhalte. Ein vorgefertigtes Template wird mit variablen Inhalten wie Adressen, personenbezogenen Textblöcken oder Bildinhalten aus einer Datenbank kombiniert. Über PDF/VT wird der datenbankgetriebene Inhaltsdruck um wertvolle Funktionen zum Farbmanagement erweitert. Während der variable Datendruck häufig für gezielte Marketingaktionen genutzt wird, ist der Transaktionsdruck typischerweise mit der Erstellung von Versicherungspolicen, Kontoauszügen oder Abrechnungen von Versorgern befasst.

Stellt sich am Ende die Frage: Welche der Version von PDF/X sollte im Druckprozess denn nun eingesetzt werden? PDF/X-1a, PDF/X-3 oder vielleicht doch PDF/X-4? Hier gibt es kein Richtig oder Falsch. Die PDF/X-Standards bauen aufeinander auf. Mit jeder Version wurden Funktionsumfänge erweitert und neue Anforderungen berücksichtigt. Ein neuer Standard löst keinen alten ab. Die Koexistenz ist ausdrücklich erwünscht. Vielmehr würde ein korrekt erstelltes PDF/X-1a auch die Bedingungen eines PDF/X-3 erfüllen, nutzt allerdings nicht dessen technische Möglichkeiten wie etwa erweiterte Farbdefinitionen voll aus. Viele Druckereien nutzen seit Jahren den Standard PDF/X-3, da die wesentlichen Anforderungen abgedeckt werden.

PDF/X-4 ist jedoch flexibler. Die Möglichkeit, Transparenzen zu integrieren, erlaubt eine tiefergreifende Korrektur der Elemente im exportierten PDF/X-4 Format. Bis zur Version PDF/X-3 musste eine Transparenzreduzierung beim Export durchgeführt werden. Dazu werden Bereiche mit Transparenzen in einzelne Bildbereiche zerlegt und umgerechnet, Schriften werden zum Teil in Pfade umgewandelt, der gewählte Farbraum wird festgezurrt. Korrekturen am PDF sind in diesen Bereichen nicht mehr möglich, und die Volltextsuche erkennt in Pfade gewandelte Texte nicht mehr. Der Einsatz von PDF/X-4 erweitert die Möglichkeiten, allerdings muss auch angemerkt werden, dass nicht jeder RIP PDF/X-4 sauber interpretiert. Transparenzen sind dafür bekannt, ungewollte Effekte im RIP zu provozieren. Fehlende Bilder, fehlerhafte Verläufe oder schwarze Blöcke sind häufige Fehler. Vor dem Umstieg sollten ausreichend belastbare Tests mit dem RIP durchgeführt werden. Stellen sich ungewünschte Effekte ein, sollte man zunächst beim PDF/X-3 bleiben. Ein Umstieg ist dann nur mit neuem RIP auf Basis der Adobe PDF Print Engine (APPE) zu empfehlen.