Die Situation im Druckwesen ist seit Jahren von vier wesentlichen Faktoren geprägt: die Auflagen sinken; die Auftragszahlen steigen; Online-Drucker und deren Druckdienstleister verarbeiten einen immer größeren Anteil des existierenden Auftragsvolumens; das Marktvolumen liegt recht konstant bei rund 20 Milliarden Euro pro Jahr. Das führt zwangsläufig sowohl zu steigendem Verwaltungsaufwand als auch zu hohem Wettbewerbsdruck. Dem ist nur durch die konsequente Optimierung der Geschäfts- und Produktionsabläufe beizukommen. Die Ziele sind klar: Die Kosten pro Auftrag müssen reduziert und der Durchsatz gesteigert werden – kurz: die Effizienz muss deutlich steigen.

Der Mechanismus für die Erreichung dieser Ziele kann nur die möglichst umfassende Standardisierung und Automatisierung der Prozesse sein. Beides hilft Druckbetrieben, Zeit zu sparen, Fehler zu vermeiden und die Prozesskosten zu senken.

Heutiger PDF-Workflow ist eine Effizienzbremse

Ein wichtiger Hebel dafür ist der PDF-Workflow, das Rückgrat der Druckvorstufe. Ungeachtet seiner Schlüsselrolle als Schnittstelle zwischen Auftragsverwaltung und Produktion fristete er in puncto Effizienz aber lange Zeit ein Schattendasein.

Die Herausforderungen im PDF-Workflow verdeutlichen das Optimierungspotenzial. Die zu den Aufträgen gehörigen PDF-Dateien kommen in den unterschiedlichsten Stati an – mal wurden die Schriften nicht eingebettet; mal reicht die Auflösung der Bilder nicht aus; mal wurde vergessen, den Beschnitt anzulegen oder es wurde ein sechsseitiger Flyer vom Kunden avisiert, geliefert wurden aber nur fünf Seiten. Meist fallen solche Probleme tatsächlich erst relativ spät in der Druckvorstufe auf.

Diese Probleme unterbrechen die Auftragsabwicklung und erfordern die zeitaufwändige Kontakt­aufnahme mit dem Kunden – Gift für Effizienz und Profitabilität. Die Behebung der Unzulänglichkeiten der PDF-Druckdateien ist zudem eine langweilige Aufgabe, welche das Team von wertschöpfenden Tätigkeiten abhält.

In vielen Druckereien haben sich einzelne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die Jahre eine Art individuelles Expertenwissen erarbeitet, um das eine oder andere Hindernis in der Abwicklung des jeweiligen Auftrags in den Griff zu bekommen. Was aber, wenn die betreffende Person gerade nicht verfügbar ist?

Mit dem Impressed Workflow Server Pro, kurz IWS Pro, steht eine Lösung für die Standardisierung und Automatisierung des PDF-Workflows zur Verfügung. Er besteht aus zwei Komponenten – den im Hintergrund laufenden Workflow-Funktionen und einer komfortablen grafischen, browserbasierten Oberfläche. Diese liefert eine Echtzeit-Übersicht über die Stati (siehe oben) aller in Produktion befindlichen Aufträge – die entsprechenden Daten werden in einer integrierten Datenbank vorgehalten.

IWS Pro geht aber weit über die Aufarbeitung der genannten und schon fast klassischen Probleme mit Druck-PDFs hinaus. Er fungiert als leistungsfähige Schnittstelle zwischen MIS- und Webshop-Systemen auf der einen und den bekannten Systemen für Ausgabe-Workflows auf der anderen Seite. Damit nicht genug reicht seine Wirkung bis hinein in die Weiterverarbeitung.

Standardisierung ist der Schlüssel zur Automatisierung

Die Automatisierung von Prozessen lebt von der Standardisierung – das gilt auch für das Druckwesen. Mit JDF wurde versucht, ein Standardformat für die Beschreibung von Jobs zu etablieren. Tatsächlich stößt JDF in dieser Rolle aber an Grenzen, da der Standard durch eine Reihe herstellerspezifischer Dialekte verwässert wurde.

IWS Pro springt hier in die Bresche. Die Aufträge samt aller für den Job relevanten Daten werden wahlweise im JDF-Format oder über speziell entwickelte Import-Filter von MIS- oder Webshop-Systemen übernommen – unterstützt werden unter anderem die MIS-Systeme efi Prinance, efi Lector, efi Pace, PrintPlus und andere, sowie Webshops wie Magento.

Die Daten werden dabei in ein IWS-Standardformat übertragen, das IWS Jobticket. Dieses Format enthält neben den Auftrags- und Produktionsdaten auch die Previews. Das Datenmodell unterstützt beispielsweise auch Aufträge, die aus mehreren Produktbestandteilen wie Umschlag und Innenteil oder mehreren Sprachversionen bestehen.

Datencheck sofort nach Auftragseingang

Sofort nach der Übernahme des Auftrages wird automatisiert überprüft, ob die Einstellungen der Datei mit den Jobdaten übereinstimmen. Unvollständige oder fehlerhafte Dateien gelangen somit gar nicht erst in den Workflow – sie können sofort beim Kunden moniert werden. Das vermeidet Hektik und Verzögerungen im späteren Ablauf und hilft, Terminprobleme zu verhindern.

Ist die Druckdatei korrekt, werden in IWS Pro auftragsspezifische Daten definiert, die den Workflow vorgeben. Beispielhaft kann der Ablauf so aussehen: Preflight, Freigabe, Farbkonvertierung, Ausschießen und Übergabe an die Druckmaschine.

Auf Basis dieser Angaben leitet das System die Jobs automatisch durch den definierten Workflow. Sollten Schwierigkeiten auftreten, wenn also etwa die Auflösung eines Bildes doch zu gering ist, wird der Auftrag im Workflow angehalten. Die Nutzer können nun das Bild prüfen, wenn nötig austauschen, und bei Bedarf eine neuerliche Freigabe anstoßen. Über entsprechende Logiken können solche Prozesse straff gesteuert werden.

Die finalen Druckdaten übergibt IWS Pro an das jeweilige System für den Produktionsworkflow. Dazu werden beispielsweise Prinect der Heidelberger Druckmaschinen AG, Agfa Apogee, Kodak Prinergy, Xeros und Konica Minolta unterstützt.

Über die Vorstufe hinaus

IWS Pro wirkt aber auch über die Druckvorstufe hinaus. Wird für die Bogenmontage etwa Ultimate Impostrip eingesetzt, kann der Impressed Workflow Server auch den Workflow der Weiterverarbeitung beispielweise über den Horizon SmartStacker definieren und anstoßen. Da IWS Pro sämtliche für den Job relevanten Daten kennt, können auch Angaben zu unterschiedlichen Grammaturen übergeben werden – die Berechnung des Stacks wird damit deutlich präziser.

Analyse der Prozesse unverzichtbar

Eine oft geäußerte Befürchtung bei der Einführung neuer Software-Systeme ist der Aufwand für die Implementierung. Bezogen auf die rein technische Seite ist das im Falle auf IWS Pro schnell erledigt – liegt das Grundgerüst der Datenströme vor, dauert das zumeist nur wenige Stunden. Für die Integration mit Applikationen oder Maschinen ist nur eine kleine Konfigurationsdatei notwendig.

Wie bei allen Initiativen zur Automatisierung ist es allerdings wichtig, dass sich die Druckereien einer Analyse ihrer bestehenden Prozesse stellen. In der IT-Welt kursiert im Zusammenhang mit der Digitalisierung das Sprichwort: „Wenn man einen schlechten Prozess digitalisiert, hat man einen schlechten digitalen Prozess.“

Gerade im Druckwesen mit meist traditionell geprägten Abläufen hat diese Analyse einen besonderen Stellenwert. Druckereien müssen sich die Zeit nehmen, ihre Prozesse zu überdenken und offen für Anpassungen sein, um die neuen Möglichkeiten für die Steigerung der Effizienz vollumfänglich nutzen zu können.

Offenheit in alle Richtungen

IWS Pro wurde mit dem Ziel größtmöglicher Offenheit entwickelt. Über Standardprotokolle kann das System Daten von anderen Applikationen oder auch Maschinen übernehmen und Informationen an diese übergeben. Damit ist IWS Pro die Datendrehscheibe zwischen der Auftragsverwaltung und der Produktion.

Für die Kommunikation mit anderen Systemen unterstützt IWS Pro den Standard XJDF. Anders als JDF basiert das „Exchange Job Definition Format“ nicht mehr auf der Idee eines vollständigen und damit überladenen Jobtickets. XJDF stellt die Schnittstellentechnologie in den Mittelpunkt und ist damit einfacher und effizienter.

Hohe Stabilität schafft Sicherheit

Druckereien arbeiten mehr denn je unter hohem Termindruck und sind auf die Hochverfügbarkeit der Systeme angewiesen. IWS Pro bietet hier im Vergleich zur Vorgängerversion noch mehr Spielraum. Sollte ein Rechner tatsächlich einmal abstürzen, nimmt er nach dem Neustart der Hardware die Arbeit automatisch genau dort wieder auf, wo er vor dem Ausfall stand.

Immer im Bild über Produktionsstatus

IWS Pro ist aber nicht nur eine Lösung für die dringend notwendige Automatisierung des PDF-Workflows – er ist auch ein Werkzeug für die Verbesserung der Kundenbetreuung. So ist der Status eines jeden Auftrages einerseits in der Oberfläche von IWS Pro ersichtlich, andererseits übergibt er im Laufe der Herstellung Statusinformationen zu den Aufträgen an die vorgeschalteten MIS-Applikationen. Somit sind alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jederzeit und überall in der Lage, die Kunden über den Stand der Dinge zu informieren.

Fazit

Der Impressed Workflow Server Pro schließt mit der Automatisierung des PDF-Workflows in der Druckvorstufe die Lücke zwischen der Auftragsverwaltung und der Produktion sowie der Weiterverarbeitung. Die dafür nötige Offenheit bietet er über leistungsfähige Schnittstellen und ein API. Er ist damit ein wichtiges Bindeglied auf dem Weg des Druckwesens vom Handwerk zur Industrie.

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