PaginaNet GmbH weist auf mögliche Probleme bei Geldeingängen hin

Zur Erinnerung: Seit dem 1. Januar 2025 gibt es in Deutschland die neue E-Rechnungsregelung. Sie wird in Stufen eingeführt und betrifft alle B2B-Geschäfte, bei denen sowohl leistender Unternehmer als auch Rechnungsempfänger in Deutschland ansässig sind. Das Regelwerk besagt, dass Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro ab 1.1.2027 grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen und versenden müssen. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro haben ein Wahlrecht: Sie dürfen Papier-, PDF-Rechnungen oder andere unstrukturierte elektronische Formate noch bis Ende 2027 verwenden. Ein Jahr später, also am 1.1.2028, ist die E-Rechnung für alle grundsätzlich verpflichtend.

Wichtig zu wissen: Die Pflicht kennt ab 2027 auch Ausnahmen. So ist bei Rechnungen an Privatkunden genauso wenig eine E-Rechnung notwendig wie bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweisen oder Leistungen von Kleinunternehmern. Letztere müssen E-Rechnungen allerdings empfangen können. Ausgenommen von der Regel sind auch EDI-Verfahren, die die Anforderungen noch nicht vollständig erfüllen. Diese dürfen noch bis Ende 2027 weiterlaufen.

Steuerliche Folgen bei falschem Rechnungsversand

Die PaginaNet GmbH, deren MIS-Software pagina|net sowohl E-Rechnungen erzeugen als auch verarbeiten kann, weist auf die weitreichenden Folgen hin, wenn Unternehmen der bestehenden E-Rechnungspflicht nicht Folge leisten. Geschäftsführer Sebastian Weyer: „Ist eine E-Rechnung verpflichtend, es wird aber weiterhin eine falsche oder unstrukturierte Rechnung versendet, ist diese Rechnung dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Das Bundesfinanzministerium hat seine Verwaltungsauffassung hierzu zuletzt im Oktober 2025 aktualisiert.“

Obwohl die gesetzliche Pflicht in manchen Bereichen erst 2027 oder 2028 greift, verlangen größere Unternehmen schon heute zunehmend strukturierte Rechnungsformate. Das kann die Bearbeitung von Rechnungen und Zahlungseingänge verzögern. Relevant ist auch die Archivierung: Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss im Originalzustand umsatzsteuerlich acht Jahre lang aufbewahrt werden. Ein ausgedrucktes PDF oder ein Screenshot reichen nicht mehr aus.

Eigene Software und IT prüfen

Der Dortmunder IT-Dienstleister empfiehlt Druckunternehmen vor diesem Hintergrund, die eigene Software- und IT-Struktur zu überprüfen und eventuell das Programm zu wechseln. Weyer: „Es muss gewährleistet sein, dass die vorhandene MIS-Software E-Rechnungen erzeugen kann.“ Entscheidend sei dabei nicht, dass die Rechnung wie ein PDF aussehe und wirke, sondern dass der strukturierte Datensatz vollständig und korrekt sei. Relevant ist die Software-Prüfung besonders für Unternehmen, die an Behörden und die Privatwirtschaft liefern. Hier kann es notwendig sein, unterschiedliche Rechnungsformate gleichzeitig zu nutzen und zu verarbeiten. Vor allem ältere Programme können hier Probleme erzeugen.

Weyer, dessen Unternehmen sowohl kleine als auch große Druckunternehmen bei der Digitalisierung betreut, empfiehlt, die Prüfung der vorhandenen Software und die eventuell notwendige Umstellung als Chance zu sehen: Gerade bei dauerhaften Kundenbeziehungen ließen sich Prozesse so überprüfen und neu justieren: Welches Format wird aktuell genutzt? Welches ist künftig notwendig? Wer prüft Fehler? Was lässt sich verändern und verbessern? Weyer: „Die Notwendigkeit der Veränderung sollte nicht als Druck, sondern als Weg in die Zukunft gesehen werden. Dabei helfen wir als PaginaNet gerne.“

Mehr Informationen unter https://www.paginanet.de/e-rechnungspflicht-2027-fuer-druckereien-paginanet/.