Das Besondere an der Lösung von Evy Solutions ist ihr KI-gestützter, textbasierter Ansatz, dank dessen sich auch aus unstrukturierten Daten relevante Informationen herauslesen und klassifizieren lassen – sprich: der Lösung ist es egal, an welcher Stelle im Text die wichtigen Informationen stehen. Kunden profitieren dadurch – je nach Einsatzszenario – von einem Automatisierungsgrad von nahezu 100 Prozent sowie von circa 90 Prozent an Kosten- und Zeitersparnis bei der Dokumentenverarbeitung. Bei Antalis ist die Software seit September 2020 im Auftragsmanagement im Einsatz. IT-Systemadministrator Rouven Bartmann erinnert sich an die Zeit vor der Einführung: „Bevor wir Evy Solutions im Einsatz hatten, hat sich ein Mitarbeiter die neue Bestellung aus dem Eingangsordner geschnappt, sie ausgedruckt und dann manuell in unser SAP-System eingegeben.“ Vom Bestelleingang bis zu dem Zeitpunkt, ab dem die Bestellung im System sichtbar war, dauerte der Vorgang bis zu vier Minuten. Darüber hinaus war die manuelle Bearbeitung fehleranfällig.

Bestellungen verarbeiten in nur 15 Sekunden statt vier Minuten

Heute dauert der ganze Prozess – dank der Automatisierung durch die Software – nur noch circa 15 Sekunden und sieht aus wie folgt: Die Software Evy Xpact liest aus den Bestellungen – meist PDF- oder Office-Dateien, aber auch reine E-Mail-Texte – die für die Bearbeitung des Auftrags nötigen Positionen aus. Dazu zählen unter anderem Mengen-, Artikel- und Kundennummer. Lässt sich etwa keine Kundennummer finden, sucht die Lösung stattdessen automatisch nach der Umsatzsteuernummer und ermittelt mit Hilfe einer hinterlegten Tabelle daraus die Kundennummer. Sollte auch keine Umsatzsteuernummer angegeben sein, ist auch das kein Problem, die Software ermittelt diese dann anhand der Lieferantennummer.

„Bevor wir Evy Solutions im Einsatz hatten, hat sich ein Mitarbeiter die neue Bestellung aus dem Eingangsordner geschnappt, sie ausgedruckt und dann manuell in unser SAP-System eingegeben.“

Rouven Bartmann, IT-Systemadministrator bei Antalis.

Sind alle auftragskritischen Angaben geklärt, liest die Software als nächstes automatisch die Lieferadresse sowie den Liefertermin aus, gefolgt von den Daten zur Bestellung selbst, wie etwa Bestellnummer, Bestellname sowie Artikelnummer und Mengeneinheit. Auch hier gibt es einige Fallstricke zu beachten. Ein Beispiel: Der Kunde bestellt drei Stück eines bestimmten Artikels, meint damit aber keine Einzelpositionen, sondern Kartons oder Rollen, die er in seinem System als Stück angelegt hat. Hier muss die Lösung die richtige Mengeneinheit identifizieren. „Wir haben dazu eine Matching-Tabelle in Evy Xpact hinterlegt, die aus der Bestellhistorie für jeden Kunden die jeweils korrekten Mengeneinheiten parat hält“, erläutert Bartmann. Für den Fall, dass die Software im Validierungsprozess fehlende Angaben identifiziert, die sie nicht selbst ersetzen kann, schickt sie automatisch eine Fehlermeldung, und die Bestellung wird manuell bearbeitet.

Die fertig ausgelesene Bestellung wird dann in die bestehende EDI (Electronic Data Interchange)-Lösung hochgeladen. Dort werden die Daten von Mitarbeitern so aufbereitet, dass sie sich im Anschluss in SAP weiterverarbeiten lassen. „Dieser Schritt ließe sich theoretisch ebenfalls über die Lösung abbilden, aber wir haben uns entschlossen, das intern zu machen, da wir so flexibler sind, was die weitere Verarbeitung für verschiedene Abteilungen und Länder betrifft“, erklärt Bartmann. „Sprich, wir haben die Lösung so aufgesetzt, dass wir bei Anpassungen, die in SAP stattfinden, nicht auf externen Support durch Evy Solutions angewiesen sind, sondern das intern bearbeiten und aktualisieren können.“

Schnell einsatzbereit dank selbstlernender Künstlicher Intelligenz

Was die Einführung und weitere Entwicklung der Software betrifft, meint Bartmann: „Wir hatten uns dafür keinen festen Zeitrahmen gesteckt, sondern wollten uns Zeit nehmen, um langsam an eine automatisierte Auftragsannahme mit KI heranzugehen, was für uns komplettes Neuland war.“ Doch dann ging alles einfacher und schneller als gedacht. „Wir konnten mit der Lösung binnen nur weniger Wochen live gehen. Bereits nach vier Wochen verarbeitete die Software die erste Bestellung exakt so, wie wir sie gebraucht haben“. Am Anfang hatte sich die IT-Abteilung von Antalis drei, vier Test-Kunden herausgepickt, mittlerweile laufen die Bestellungen mehrerer 100 Kunden reibungslos über die Software, und es kommen pro Monat zehn bis 20 neue Fälle hinzu, die für die Lösung in Frage kommen. Lediglich Aufträge von Kunden, die keine Stammdaten wie etwa Artikelnummer mitschicken, kommen für eine Umstellung auf die Software nicht in Frage. Und obwohl aktuell bereits 700 Aufträge über Evy Xpact laufen, weiß Bartmann: „Bis jetzt haben wir nur einen geringen Teil unserer Kunden umgestellt und verfügen noch über ein Riesenpotenzial, das wir Stück für Stück weiter ausschöpfen werden.“

Transparente Preisgestaltung und guter Support

Gefragt, was ihm an der Lösung besonders gut gefällt, nennt Bartmann den Trainingsmodus der Software, den Anwender mit Hilfe diverser Schlagworte über das Frontend ganz einfach selbst erweitern und verwalten können. Ein Beispiel ist die Bestellnummer: „Es gibt Kunden, die schreiben Bestellnummer oder aber Bestell-Nummer, Bestellnr. etc. Mittlerweile haben wir dem System antrainiert, über 30 verschiedene Varianten zu erkennen. Und wenn das Antalis-Team darüber hinaus Anpassungswünsche hat, so werden diese vom Hersteller immer rasch umgesetzt. Evy unternimmt immer sofort etwas, wenn es einmal irgendwo hakt und entwickelt die KI beständig weiter, so dass sie Dokumente immer noch präziser analysieren kann“, weiß Bartmann.

Aus finanzieller Sicht wiederum fällt bei Antalis das sogenannte Pay-Per-Use-Modell positiv auf. Das bedeutet, dass Kunden neben einer monatlichen Nutzungsgebühr nur für jeweils das Dokumentenvolumen bezahlen, was benötigt wird. Dadurch entstehen auch keine zusätzlichen Kosten für das Onboarding von Dokumenten neuer Partner oder Kunden. „Es gibt Lösungen, die für jedes neues Format bzw. Bestellformular eine extra Gebühr verlangen, das ist bei Evy Solutions nicht so“, freut sich Bartmann.

Trotz aller Vorteile hat die Umstellung im Vertrieb, dessen Aufgabe u.a. die Auftragsverarbeitung ist, auch etwas Überzeugungsarbeit gebraucht. „Anfänglich gab es von dem einen oder anderen Mitarbeiter durchaus Vorbehalte gegen die Lösung, verbunden mit der Angst, bald überflüssig zu werden“, so Bartmann. Aber ein klares Statement der Geschäftsführung dazu, dass mit der Lösung keinerlei Arbeitsplätze eingespart werden sollen, sondern diese ihnen im Gegenteil die Arbeit erleichtert, indem sie monotone Tätigkeiten übernimmt, und Zeit schafft für hochwertigere Arbeiten wie etwa Beratungsgespräche, überzeugte die Mitarbeiter schnell von den Vorteilen der Automatisierung.

Ausblick: Neue Anwendungsfelder

Antalis ist sich der Bedeutung von KI für Unternehmensprozesse bewusst und setzt auf innovative Lösungen, die sowohl die Effizienz der Zusammenarbeit mit Kunden als auch der internen Abläufe erhöhen. Digitalisierung ist ein wichtiger strategischer Faktor, den das Unternehmen fokussiert – sei es mittels KI-Unterstützung im Auftragsmanagement, durch Partnerschaften mit dem Software-Unternehmen Zaikio für effizientere Kundenbestellungen oder mit einem konsequenten, kundenfreundlichen Ausbau des eigenen Webshops.

Folglich beabsichtigt Antalis in Zukunft auch noch weitere Geschäftsprozesse über die Evy Xpact abzuwickeln. „Aktuell nutzen wir die Lösung nur für die Bestellverarbeitung, aber wir haben noch viele weitere Ideen. So sollen auch die Wareneingangslieferscheine oder Rechnungen von unseren Dienstleistern in Zukunft über Evy Xpact abgewickelt werden“, so Bartmann.